Datenschutzerklärung

Teil B – Anwendung LedgerMagic

9. Rollenverteilung

Bei der Nutzung der Anwendung ist das Treuhandbüro datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Daten seiner Mandanten. AI Catalyst Nieuwhof handelt als Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 9 DSG und bearbeitet diese Daten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung des Treuhandbüros.

Vor der Verarbeitung echter Mandantendaten wird mit jedem Treuhandbüro ein Auftragsbearbeitungsvertrag (ADV) abgeschlossen.

10. Welche Daten bearbeitet werden

• Buchhaltungsbelege der Mandanten (z.B. Lieferantenrechnungen, Quittungen) und daraus extrahierte Angaben wie Lieferant, Datum, Betrag, MWST-Satz
• Stammdaten aus bexio, die für Kontierungsvorschläge nötig sind (z.B. Kontenplan, Steuercodes, Lieferantenkontakte)
• Kontierungsvorschläge, deren Begründung sowie die Freigaben und Korrekturen der Mitarbeitenden des Treuhandbüros
• Benutzerkonten der Mitarbeitenden des Treuhandbüros (Name, E-Mail-Adresse, Protokolle der Anmeldungen und Freigaben)

11. Zweck der Bearbeitung

Die Daten werden ausschliesslich bearbeitet, um Belege auszulesen, Kontierungsvorschläge zu erstellen, diese dem Treuhandbüro zur Prüfung vorzulegen und freigegebene Buchungen in das bexio-Konto des Mandanten zu übertragen. Aus freigegebenen Korrekturen lernt das System mandantenspezifisch, um künftige Vorschläge zu verbessern. Diese Lerndaten werden pro Treuhandbüro und pro Mandant getrennt gehalten und nicht für andere Kunden verwendet.

12. Keine automatisierten Einzelentscheidungen

Keine Buchung wird ohne ausdrückliche Freigabe durch eine Fachperson des Treuhandbüros in bexio übertragen. Die künstliche Intelligenz erstellt ausschliesslich Vorschläge; die Entscheidung trifft immer ein Mensch.

13. Künstliche Intelligenz

Für das Auslesen der Belege und die Kontierungsvorschläge werden Open-Source-Sprachmodelle eingesetzt, die bei einem Schweizer Cloud-Anbieter in Rechenzentren in der Schweiz betrieben werden. Anfragen an die Modelle werden vom Anbieter weder gespeichert noch zum Training von Modellen verwendet.

Es werden keine KI-Dienste von US-Anbietern (z.B. OpenAI, Google, Microsoft, Anthropic) eingesetzt.

14. Anbindung an bexio

LedgerMagic greift über die offizielle Schnittstelle (OAuth) auf das bestehende bexio-Konto des Mandanten zu, und zwar nur mit den Berechtigungen, die bei der Verbindung ausdrücklich erteilt werden. Die bexio AG ist Anbieterin des Buchhaltungssystems des Mandanten und kein Unterauftragsbearbeiter von LedgerMagic. Für die Datenbearbeitung in bexio gelten die Bestimmungen der bexio AG.

15. Speicherort, Mandantentrennung und Sicherheit

• Jedes Treuhandbüro erhält eine eigene, getrennte Anwendungsinstanz mit eigener Datenbank.
• Sämtliche Server (Anwendung, Datenbank, Belegverarbeitung, Wissensdatenbank) werden bei einem Schweizer Cloud-Anbieter in Rechenzentren in der Schweiz betrieben. Auch die Datensicherungen erfolgen in der Schweiz.
• Interne Dienste sind nur über ein zentrales Gateway mit schlüsselbasierter Authentifizierung erreichbar; der Zugriff auf die Wissensdatenbank ist pro Treuhandbüro technisch getrennt.
• Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS).
• Die Anwendungssoftware wird auf eigenen Systemen betrieben. Im laufenden Betrieb werden keine Daten an Softwarehersteller übermittelt.

16. Unterauftragsbearbeiter

• Hosting- und Cloud-Anbieter mit Sitz und Rechenzentren in der Schweiz (Server, Datenbank, Datensicherung, KI-Modelle, E-Mail)

Die namentliche Liste der Unterauftragsbearbeiter ist Bestandteil des Auftragsbearbeitungsvertrags mit dem jeweiligen Treuhandbüro. Änderungen werden den Treuhandbüros vorgängig mitgeteilt.

17. Bekanntgabe ins Ausland

Im Rahmen der Anwendung werden keine Personendaten ins Ausland bekanntgegeben. Alle Unterauftragsbearbeiter haben ihren Sitz in der Schweiz und bearbeiten die Daten in der Schweiz.

18. Aufbewahrung und Löschung

Belegdaten und Kontierungsvorschläge werden so lange gespeichert, wie das Treuhandbüro die Anwendung nutzt. Nach Vertragsende werden alle Daten des Treuhandbüros gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Löschfrist nach Vertragsende 30 Tage, inkl. Backups.] Die gesetzliche Aufbewahrung der Geschäftsbücher erfolgt im bexio-Konto des Mandanten und nicht in LedgerMagic.